Как проводить отличные ретроспективы онлайн с удаленными и распределенными командами

Как и предсказывалось некоторое время назад, а недавно это стало катализатором, популярность удаленной работы продолжает стремительно расти.

Вне зависимости от частичной или полной удаленки, компании и команды получают преимущества в следующем:

• Растет производительность сотрудников
• Снижаются различные затраты (офис, парковки, оборудование и т.д.)
• Увеличиваются доступ к разнообразному кадровому резерву
• Компании получают лучшее удержание и удовлетворенность сотрудников

В контексте Agile, ретроспектива имеет решающее значение для успеха команды. Таким образом, учитывая растущую популярность удаленной рабочей силы, очевидно, что для проджект менеджера или скрам-мастера важно иметь возможность проводить онлайн-ретроспективу так же эффективно, как и при личной встрече.

Имея это в виду, мы и написали эту статью, чтобы поделиться нашими проверенными и верными советами по проведению эффективных онлайн-ретроспектив.

Что делает онлайн-ретроспективу эффективной?

В Retrius, мы практикуем то, что проповедуем, регулярно проводим ретроспективы, чтобы улучшить наш продукт и нашу команду.

С нашей точки зрения, эффективная ретроспектива имеет следующие характеристики:

• Имеет регулярный ритм
• Работает с общим пониманием того, что ожидается от команды
• Позволяет услышать всех членов команды
• Происходит в безопасном, свободном от суждений пространстве
• Придерживается выделенного времени
• Поддерживает командный дух
• Обеспечивает четкий набор действий для следующего спринта и общее понимание того, кто несет ответственность за их выполнение

Обеспечение достижения этих результатов в онлайн-среде сводится к двум ключевым элементам.

• Онлайн-среда, поддерживающая ретроспективы
• Надлежащие онлайн-методы фасилитации

Вот как это сделать.

Шаг 1. Подготовьте онлайн-среду (установите виртуальную сцену)

Подумайте о пространстве, в котором вы и ваша команда проводите личные ретроспективы.

• Возможно, вы используете доску, а члены команды по очереди встают и что-то добавляют к ней, или, возможно, приклеиваете стикеры на доску.
• Участники могут предложить краткое объяснение или комментарий по мере того, как они добавляют каждый из своих пунктов, прежде чем команда обсудит ситуацию более широко. Если возникнет тупик, возможно, что-то будет обсуждаться до тех пор, пока не будет достигнут консенсус.
• Возможно, вы понимаете, что пора заканчивать, когда видите людей, направляющихся на обед, или слышите стук в дверь конференц-зала.

Ясно, что, хотя вышеизложенное может работать для тех, кто работает в офисе, этого нельзя сказать о тех, кто работает удаленно. Вышеизложенное, очевидно, необходимо перевести в виртуальное пространство. Хотя это может потребовать некоторых инвестиций, среда, которая в равной степени поддерживает как совместно расположенных, так и удаленных участников, является ценным средством снижения рисков на многих уровнях.

Выберите онлайн-инструмент ретроспективы

Онлайн-инструменты ретроспективы были разработаны с учетом как удаленных, так и совместно расположенных команд и предлагают организованный процесс проведения ретроспективы.

Существует множество инструментов, но в целом они должны:

• Быть легкими в фасилитации
• Быть безопасными, быстрыми и надежными
• Учитывать все распространенные ретроспективные антипаттерны
• Формировать безопасное, справедливое пространство
• Легко фиксировать входные данные от всех участников
• Записывать и отслеживать действия
• Предоставлять возможность оценить эффективность совещания
• Представлять идеи одну за другой, чтобы убедиться, что все члены команды сосредоточены
• Дополняет ваш инструмент для видеоконференций

Выберите свой инструмент коммуникации

Будете ли вы использовать видеоконференции, телеконференции или будете полагаться на чат в мессенджере?

Механизм, который ваша команда использует для дополнения онлайн-инструмента ретроспективы, будет информировать о методах фасилитации, используемых для поддержки самого процесса ретроспективы.

Например, мы используем видеоконференции и внутреннюю систему обмена сообщениями, такую ​​как Zoom и Slack, для поддержки наших онлайн-ретроспектив в реальном времени.

• Наши экраны и микрофоны включены (это означает, что наш ведущий видит, что мы заняты).
• Время от времени ссылки на документы и другие файлы передаются по выделенному и защищенному каналу обмена сообщениями.
• Скрам-мастер может делиться своим экраном на протяжении всей ретроспективы по мере необходимости.

Рассмотрим пробный запуск

Проводить ретроспективы для удаленных сотрудников очень сложно на лету, без удобства совместного нахождения, может быть сложно донести решения в последнюю минуту, делегировать роль Scrum Master, следить за временем и т. д. Эти вещи также невероятно разочаровывают и изолируют команду.

Нельзя недооценивать важность планирования и выполнения. Хотя для этого может потребоваться некоторая дисциплина, отдача (сэкономленное время, сфокусированная ретроспектива, слаженность команды) будет того стоить.

Чтобы убедиться, что виртуальное пространство подходит для проведения ретроспектив, полезно выяснить:

• Что все участники знают, как использовать эту технологию, поэтому пробный прогон должен помочь вам в этом.
• Убедиться, что платформа доступна всем участникам, поэтому домашние VPN и проблемы с подключением можно решить заранее.
• Что все члены команды понимают о процессе, которому должны следовать.

Самый простой способ добиться этого — отрепетировать ретроспективу. Таким образом, ваша команда сможет продемонстрировать, как ретроспективный инструмент и механизмы коммуникации работают, и они знают, как их использовать!

Перед ретроспективой

Создайте ритм. Зафиксировав регулярный временной интервал в календаре каждого участника. Убедитесь, что все члены команды приняла вашу встречу, и дважды проверьте, совпадают ли часовые пояса.

Составьте коллективное соглашение. Это «домашние правила» для самой ретроспективной встречи, и это полезное упражнение для вашей команды. Это соответствует построению командной культуры и тому, как люди взаимодействуют друг с другом. Можно было бы включить такие вещи, как «мы не будем делать задачи во время ретроспективы» (что всегда заманчиво делать во время внутренних виртуальных встречах) или «всегда смеяться над шутками, даже плохими». Соглашение не написано на камне и может быть обновлено в любое время.

Выберите шаблон, который будет соответствовать потребностям вашей ретроспективы и команды. Если у вас был особенно трудный спринт, ретроспектива “Что было хорошо, а что плохо” может помочь. Если вы ищете способ составить цели на следующую вашу итерацию, то воспользуйтесь шаблоном Sprint Goal.

Учитывайте психологическую безопасность комнаты. Если ваша команда новая и хочет завоевать доверие, или вы хотите, чтобы личности не влияли на восприятие идей, анонимное участие участников с закрытыми карточками в процессе их написания поможет вам в этом.

Поделитесь ссылкой на встречу, чтобы избежать боязни новизны или забывания проблем во время спринта. Создайте вашу ретроспективную встрачу заранее и отправив ссылку на неё в начале спринта на стадии размышления, члены команды могут добавлять заметки в любое время во время спринта.

(Если это еще не произошло) распространите план действий из последней ретроспективы, чтобы напомнить команде о том, что было согласовано ранее. Это гарантирует, что никто не почувствует, что попал в засаду во время самой ретроспективы.

Шаг 2. Запустите ретроспективу (соберите данные)

Проведите разминку команды, с помощью ретроспективной игры, которая поможет команде наладить связи и установить взаимопонимание.

Затем начните с обсуждения плана действий, с предыдущих ретроспектив, обсудите с командой все ранее сформированные действия, помечайте действия как выполненные.

Следите за временем, это означает смотреть на время и следить за часами. Установка времени в ретроспективной панели — отличный способ сделать это.

Максимизируйте  вовлеченность на протяжении всей ретроспективы.

Используйте инструмент из ретроспективной панели для поддержки процесса и не бойтесь вернуться на предыдущие стадии, если это необходимо.

Шаг 3. Ищите способы улучшения (решите, что делать)

Когда ключевые элементы расставлены по приоритетам и обсуждены, ключевым элементом ретроспективы, да и Agile, является определение следующих шагов для улучшения процессов, повышения ценности, решения проблем или просто экспериментов.

Дайте команде пространство и время, чтобы придумать возможные решения и предлагаемые действия, над которыми остальные могут подумать.

Записывайте действия по мере их предложения, подтверждая, что они были правильно записаны на данный момент.

Просмотрите все действия (в том числе незавершенные). Всегда согласовывайте пункт действия с датой и лицом, ответственным за его выполнение. Поговорите о вещах, которые могут блокировать действие, или о любых препятствиях, которые могут замедлить его.

Шаг 4. Подведение итогов (закрытие ретроспективы)

Попросите команду дать вам оценку. На стадии завершения ретроспективы команде будет доступна возможность оценить ретроспективу и фасилитатора. С помощью полученной оценки вы сможете понять, была ли довольна команда, возможно потребуется пересмотреть сроки, или методы проведения ретроспективы, в случае отрицательных оценок, или продолжать в том же духе, в случае положительных.

В завершение обобщите основные затронутые области, согласованные действия, время и дату следующей ретроспективы и поблагодарите всех за участие.

Следите за командой, чтобы помочь им устранять возникающие препятствия в процессе решения выставленных действий.

Если все сделано правильно, удаленные ретроспективы могут принести вашей команде невероятную пользу.

Готовы запустить свой ретро?

Использование онлайн-инструмента ретроспективы, такого как Retrius, позволяет скрам-мастеру или фасилитатору сосредоточиться на потребностях команды, а не на механике онлайн-ретроспективы. Идеи могут быть мгновенно зафиксированы, а затем оценены для понимания приоритетов для обсуждения. Действия можно отслеживать, делиться ими, а затем отслеживать их на следующей встрече. Каждый человек в команде имеет равные возможности внести свой вклад в психологически безопасном пространстве и может быть ограничен во времени, чтобы гарантировать, что встреча завершится вовремя.

Retrius позаботится о процессе, чтобы участники могли сосредоточиться на разговорах и действиях для продвижения вперед. Не нужно верить нам на слово — вы можете провести вашу ретроспективу совершенно бесплатно прямо сейчас.

Всем отличного ретро!